Czasami aż trudno uwierzyć, jaka rewolucja w ostatnim czasie dokonała się w zarządzaniu firmą. Nowe technologie, takie jak Internet czy sztuczna inteligencja bezpowrotnie odmieniły ten proces. Dzięki nim szereg czynności zostało zautomatyzowanych, a wiele operacji stało się banalnie prostych. Zobacz, na jakie udogodnienia mogą liczyć użytkownicy nowoczesnego systemu do zarządzania firmą Comarch ERP XT.
Nowe technologie w zarządzaniu
Prowadzenie firmy to wyzwanie, jednak nie tak wielkie, jak to było jeszcze kilkanaście lat temu. Dzisiaj przedsiębiorcy żyją w innej rzeczywistości. Internet sprawił, że sprzedaż czy samo pozyskiwanie Klientów stało się nadzwyczaj proste. Płatne reklamy w Google i social media zrewolucjonizowały marketing. Stały się głównym kanałem komunikacji z Klientami. Nie mniej zmieniło się w kwestii zarządzania firmą. Właściwie każdy proces, dzięki nowym technologiom i innowacjom, wygląda dzisiaj zupełnie inaczej. Wiele działań zachodzi obecnie automatycznie, niejako w tle. Przedsiębiorcy mogą je wcześniej zaprogramować, a potem praktycznie zapomnieć. Sztuczna inteligencja coraz szerzej wkracza do systemów informatycznych, myśli za człowieka. W wielu czynnościach jest sprawniejsza od ludzkiego umysłu, nie zapomina i nie upomina się o wynagrodzenie. Najbardziej znane i cenione systemy klasy ERP (z ang. Enterprise Resource Planning) już na dobre zaprzyjaźniły się z elektronicznym mózgiem.
Automatyzacja w zarządzaniu
Comarch ERP XT to zintegrowany program dla małej firmy umożliwiający zarządzanie kluczowymi procesami biznesowymi. Dzięki wielu zaimplementowanym w systemie technologiom i innowacjom, wiele procesów w kwestii zarządzania zostało zautomatyzowanych. Zapewne za chwilę, wraz z rozwojem sztucznej inteligencji, będzie ich znacznie więcej. Właściwie każdy z tych procesów, które muszą nadzorować przedsiębiorcy, wygląda inaczej, niż było to kilkanaście czy nawet kilka lat temu. To program zaawansowany technologicznie, a jednocześnie łatwy w obsłudze. Wszystko zostało tak pomyślane, aby każdy, kto ma choć trochę obycia z komputerem, sobie poradził. Intuicyjna obsługa sprawia, że to doskonałe narzędzie dla małych, mikroprzedsiębiorstw oraz JDG (jednoosobowych działalności gospodarczych). Pozwala ono usprawnić większość procesów zachodzących w firmie, co w konsekwencji poprawia efektywność działania.
Księgowość
Księgowość to chyba pierwszy obszar w firmach, który przeszedł technologiczną transformację. Od prostych aplikacji, przez rozliczanie podatków, do zaawansowanych systemów pozwalających zapanować nad wszystkim w tym zakresie. Program umożliwia prowadzenie uproszczonej i pełnej księgowości, księgowości w formie ryczałtu, księgi podatkowej lub handlowej. Jeśli chcemy, możemy to robić samodzielnie, jeśli oczekujemy wsparcia, możemy to robić wspólnie z biurem rachunkowym. Program umożliwia sprawne i bezpieczne przesyłanie dokumentów na linii firma – księgowa. Wszystkie dane są chronione, dzięki wielu zabezpieczającym mechanizmom. Comarch ERP XT pozwala na prowadzenie ewidencji przychodów, rejestry VAT, ewidencję wynagrodzeń środków trwałych oraz wyposażenia, a pliki JPK_V7 są automatycznie wysyłane do Urzędu Skarbowego. Użytkownicy wiele czynności mogą dostosować do własnych potrzeb, na przykład prowadzący pełną księgowość w oparciu o Ustawę o rachunkowości mogą łatwo skonfigurować okresy obrachunkowe i plany kont. Prowadzenie księgowości za pomocą tego programu pozwala zaoszczędzić czas, a ten można przecież spożytkować na przyjemniejsze rzeczy.
Fakturowanie
Zintegrowany z systemem program do wystawiania faktur odmienił całkowicie ten proces. Codzienne wystawianie faktur dotychczas było praco- i czasochłonne, obecnie jest tylko nieco wymagające. Za sprawą automatyzacji szeregu czynności, wystawienie jednej faktury trwa zaledwie 10 sekund. Jest to możliwe, ponieważ cała operacja została sprowadzona do kilku czynności, m.in. do dodania nazw produktów lub usług oraz ich cen netto lub brutto, wskazania numeru NIP kontrahenta (reszta danych zostanie automatycznie pobrana z bazy GUS), a następnie wysłania faktury do kontrahenta, prosto z aplikacji na jego adres e-mail. Aplikacja umożliwia fakturowanie online, tzn. wystawianie faktur za pomocą smartfona. Program jest stale aktualizowany o wszystkie nowe przepisy, już teraz jest gotowy na KSeF. Przy wprowadzaniu dokumentów kosztowych pomaga nam technologia OCR. Dzięki temu ta operacja jest banalnie prosta, wystarczy wybrać plik – skan (JPG) lub zrobić zdjęcie, a resztę zrobi za nas aplikacja, która wyposażona w sztuczną inteligencję sama przypisze odpowiednie kwoty do rejestru VAT, rozpozna NIP dostawcy, daty, numer rachunku bankowego, itp.
Sprzedaż
Nawet stacjonarna sprzedaż, choć wygląda podobnie, jak to bywało drzewiej, to przebiega sprawniej i szybciej. To wszystko dzięki aplikacji typu POS (Point Of Sales). To oprogramowanie do obsługi sprzedaży, transakcji i Klientów, które pozwala zarówno usprawnić sprzedaż, zwiększyć efektywność sprzedawców, jak i podnieść poziom zadowolenia Klientów. Warto pamiętać, że przy dużej konkurencji i pewnej standaryzacji produktów, nierzadko odczucia podczas zakupów (customer experience) mogą decydować o przewadze konkurencyjnej na rynku. Aplikacja posiada wiele udogodnień (podpowiedzi najpopularniejszych towarów, sugestie towarów powiązanych z akurat kasowanym, automatyczne naliczanie rabatów obsługa wielu metod płatności, inteligentne podpowiedzi wydawania reszty itp.), które pracę sprzedawcy czynią znośniejszą.
Program pozwala także sprawniej sprzedawać w sieci. Umożliwia szybkie utworzenie nowego kanału sprzedaży, zaprojektować własny sklep online lub zacząć sprzedaż na najpopularniejszych platformach aukcyjnych. Z kolei funkcja Comarch Shipping pozwala zautomatyzować procesy związane z nadawaniem przesyłek bezpośrednio z dokumentów stworzonych w systemie Comarch ERP XT (drukowanie listów przewozowych, protokołów odbioru, a także zleceń odbioru przesyłek od kuriera).
Magazyn
Zarządzanie magazynem pozwala zoptymalizować nie tylko przestrzeń magazynową, ale także cały proces zakupowy. Można stacjonarnie i zdalnie, dzięki aplikacji mobilnej, nadzorować stany magazynowe, przeprowadzać inwentaryzacje, czy spisy z natury. Aplikacja obsługuje też kody EAN. Gros procesów w zakresie obsługi magazynu jest w pełni zautomatyzowana, na przykład system sam wstrzyma sprzedaż towarów, których akurat brakuje.
Finanse
W kwestii finansów także zaszły ogromne zmiany, przy których uruchomienie bankowości elektronicznej, było tylko przygrywką. Użytkownicy systemu dostali do dyspozycji platformę internetową Apfino, stworzoną właśnie z myślą o małych i średnich przedsiębiorcach. To doskonała opcja dla przedsiębiorców, którzy chcą sprawnie i bezpiecznie zarządzać finansami firmy. Mogą podjąć działania windykacyjne lub factoringowe. Te ostatnie są dzisiaj coraz bardziej popularne, pozwalają utrzymać płynność finansową w dobie nierzetelnych kontrahentów. Z jej pomocą można także prowadzić ewidencjonowanie danych pracownika do PPK oraz wyliczanie tych składek w wypłatach pracowników.
Raporty i analizy
W zakresie analizy danych sztuczna inteligencja odgrywa pierwszoplanową rolę. Tylko ona potrafi zmierzyć się z dużą ilością danych (Big Data), a tych z roku na rok przybywa. Muszą one nie tylko być chronione, ale także gromadzone i analizowane. W kwestii wyciągania wniosków, AI jest także zdecydowanie sprawniejsza od człowieka. Aplikacja Business Intelligence pozwala na bieżąco analizować trendy sprzedaży, zarządzać należnościami czy kontrolować rentowność. Aplikacja umożliwia łatwe (metodą „przeciągnij i upuść”) generowanie raportów w formie tabel czy wykresów. Ta wiedza nie tylko może, ale i musi zostać wykorzystana do podejmowania decyzji. Dzięki kompleksowej informacji, te mogą być trafniejsze.
Podsumowanie
Zarządzanie firmą dzisiaj, podobnie jak na przykład robienie zdjęć, w niczym nie przypomina tej czynności sprzed lat. Zmianie uległy nie tylko narzędzia i technologie wykorzystywane w tym celu, ale także sam proces w obu przypadkach wygląda zgoła odmiennie. Wiele kluczowych operacji zostało zautomatyzowanych i uległo uproszczeniu. Dzięki temu znacząco wzrosła efektywność zarówno w fotografii, jak i w zarządzaniu.